Fränkel ist auf dem Weg zum papierlosen Büro: Mit einer neuen Software werden Immobilienverwaltung und Buchhaltung digital zusammengeführt – mit greifbaren Vorteilen für alle Mieter.
„Unsere Abläufe werden durch das neue System noch reibungsloser“, ist sich Kathrin Grüner, Leiterin der Buchhaltung bei Fränkel, sicher. „Jeder Ansprechpartner hat demnächst alle aktuellen Daten zum Objekt und zum Mieter direkt in einem System verfügbar. Das wird unsere Servicequalität weiter steigern.“ Seit dem Jahreswechsel testet Fränkel die neue Software, die alle Daten der Immobilienverwaltung und die Buchhaltung in einem Programm bündelt. Zurzeit werden noch fehlende Informationen zu Objekten eingepflegt. Deshalb wir das neue System aktuell nur parallel zu den alten Programmen eingesetzt. Im Laufe des Jahres will das Fränkel-Team seine Arbeitsweise dann komplett auf das neue System umstellen. Sichtbares Zeichen: Mietverträge oder Antwortschreiben der Immobilienverwaltung tragen ab sofort einen Barcode.
„Wenn wir die Schriftstücke unterschrieben zurückerhalten werden sie bei uns automatisch gescannt und über
den Barcode direkt dem Mieter zugeordnet“, erklärt Grüner. Im nächsten Schritt wird Fränkel dann nur noch Urkunden aufbewahren und ansonsten papierlos arbeiten. „Der Vorteil: Wenn die Mieter anrufen, ist die gesamte Korrespondenz tagesaktuell digital verfügbar. Alle Mitarbeiter sind zu jeder Zeit auf dem aktuellen Stand“, sagt Kathrin Grüner. Ab April testet Fränkel zudem ein neues Buchungsverfahren: Dabei bekommt jeder Mieter eine eigene Kontonummer, auf die er seine Miete überweisen muss. Grüner: „Dadurch lässt sich jede Zahlung sofort
zuordnen. Damit können Zahlungseingänge schneller verarbeitet und Arbeitsprozesse vereinfacht werden.“